Elementos importantes de un proceso*
 
Objetivo
 
El objetivo de este trabajo consiste en brindar herramientas teóricas para poder diseñar un formato de Informe sobre Procesos en ámbitos diferentes. Este instrumento puede tanto utilizarse en el ámbito macro de las regiones, como en el mezo de las federaciones, o en el micro de los colegios. A continuación delineamos las principales etapas que deben ser tomadas en cuenta a la hora de generar un proceso educativo.
Por último, y sólo a modo de propuesta, incluimos una sugerencia de cómo "concretizar" u "operacionalizar" todo lo dicho de manera abstracta. Es decir, intentamos traducir los preceptos teóricos en preguntas concretas que permitan guiar al educador evaluar los procesos iniciados en su institución educativa.
 
Definición
 
Un proceso es un conjunto de fases sucesivas e integradas que conducen a la obtención de un resultado o un producto previamente establecido. Las acciones o actividades que se realicen generarán un tipo de resultado u otro.
 
Etapas o fases de un proceso
 
  1. Idea preliminar del proceso a iniciar: en esta etapa inicial, si bien no se tiene aun un diagnóstico profundo ni se sabe a ciencia cierta las actividades o los cambios que se quieren realizar, si se experimenta una carencia o la necesidad de un cambio.
  2. Diagnóstico: se refiere a un estudio o investigación del contexto (tanto organizacional como social) del cual se parte para diseñar un proceso. Un buen diagnóstico debe incluir los principales problemas y conflictos que quieren ser solucionados. Además, debe hacerse un detallado inventario de los recursos tanto físicos como humanos con los que se cuentan. Esta fase la puede hacer tanto un especialista externo como un miembro de la organización. La información pertinente puede ser recabada mediante estadísticas, cuestionarios y posteriormente debe ser procesada y analizada.
  3. Retroinformación: después de realizado el diagnóstico, debe acordarse con todos los miembros implicados en el proceso una jerarquización de los problemas detectados. Tal jerarquización ayudará a delimitar los objetivos de la planeación. En esta etapa pueden realizarse entrevistas, reuniones grupales, asambleas, etc.
  4. Diseño del plan de acción: este momento del proceso consiste en la elaboración de los objetivos, metas y estrategias de seguimiento y de monitoreo y las actividades concretas que se realizarán. Además, aquí es donde determina el tiempo de duración o los plazos de cumplimiento de cada uno de los objetivos.
  5. Ejecución o implementación del diseño: durante esta fase se procede a implementar las actividades y estrategias diseñadas. Es central en esta etapa realizar un profundo seguimiento de los cambios iniciados.
  6. Evaluación: este es el momento final en donde se evalúan los logros y se vuelve a actualizar el diagnostico. Aunque el proceso sea circular, es bueno tener una etapa dentro de éste destinada completamente a evaluar los logros y fracasos del proyecto de cambio. En este paso se sistematiza la experiencia para tomar nuevas decisiones. La evaluación debe hacer un claro y nuevo diagnóstico en virtud de las tareas que no alcanzaron a cumplirse.
 
Estas cinco fases del proceso están cortadas transversalmente por la dimensión de acompañamiento, monitoreo y control. Esto significa que en cada una de ellas debe haber un compromiso y unos responsables dedicados a la tarea de dar seguimiento a las actividades y controlar que no ocurran fallas sistemáticas. La revisión permanente del proceso (en cada una de sus etapas) es una condición necesaria para generar resultados de calidad.
 
 
Propuesta de operacionalización de las etapas de un proceso.
 
ETAPA I: IDEA PRELIMINAR
NOMBRE
FECHA DE INICIO
FECHA DE FINALIZACIÓN
(si aun está en vigencia dejar vacío)
1.
1
1
2.
1
1
3.
1
1
 
ETAPA II: DIAGNÓSTICO
 
a) ¿Cuáles han sido las principales carencias o problemas detectados que motivaron el diseño del proceso?
b) ¿Con qué tipo y de qué calidad eran los recursos con los que se contaba al iniciar el proceso?
 
ETAPA III: RETROINFORMACIÓN
 

a) Después de realizado el diagnóstico de necesidades y problemas ¿con quién o quiénes se acordó la realización del proceso?
b) ¿Cuáles fueron las modalidades para llegar a estos acuerdos? (reunión, entrevistas, llamado telefónico)

 
ETAPA IV y V: DISEÑO Y EJECUCIÓN DEL PLAN DE ACCIÓN
 
OBJETIVOS
METAS
ESTRATEGIAS
ACTIVIDADES
RESPONSABLE
(nombre y función)
a.
1
1
1
1
b.
1
1
1
1
c.
1
1
1
1
 
ETAPA VI: EVALUACIÓN
 

a) ¿Cuáles han sido los principales obstáculos y resistencias surgidos en las diferentes etapas del proceso?
b) ¿Cuáles han sido las principales ventajas o beneficios del proceso?
c) ¿Se han logrado los objetivos o no? ¿Por qué?
d) ¿Qué mecanismos de control y acompañamiento se implemenaron durante el transcurso de cada uno de los procesos?

 
Virginia Trevignani y
Ma. de Jesús Zamarripa G. odn
 
*Este documento fue elaborado el día 18 de febrero de 2003 en el Departamento de Investigación de l a CNEP